Como empresa que lida diariamente com dados de usuários, é imprescindível estar por dentro das novas regulamentações da LGPD. Afinal de contas, é primordial assegurar aos clientes a segurança de seus dados.
Não é uma tarefa fácil reestruturar os processos de uma empresa, mas negócios que desejam operar em conformidade com a lei quando ela entrar em vigor, precisam trabalhar em um projeto de conformidade para estruturar o tratamento dos dados coletados de acordo com as novas regras de privacidade e liberdade.
Por isso, separamos aqui alguns passos para auxiliar sua empresa a ficar nos conformes da lei e evitar problemas como vazamento de dados, penalidades e a desconfiança dos usuários na sua marca. Confira a seguir!
Faça um diagnóstico
Para implementar um novo processo é necessário conhecer o caminho atual que as informações das pessoas percorrem na sua organização e a vida útil destes dados, desde a coleta até o armazenamento e uso.
É preciso descobrir onde estão estes dados, quais sistemas fazem o armazenamento deles, ou quais documentos, ou formulários estão guardados. Aproveite a oportunidade para rever o que deve manter.
Uma ferramenta de data mapping, pode elaborar questionários de modo a conseguir um “currículo” da sua operação. Algumas perguntas fundamentais para o questionário são:
- Qual volume de dados tratados?
- Que tipo de dados estão sendo tratados
- Quem é o responsável pelos dados?
- Porque os dados foram coletados?
- Qual a razão legal para continuidade do tratamento dos dados?
- Até quando os dados ficarão na base da empresa?
Localizando estes dados, fica mais fácil revisar as informações de acordo com a LGPD e acionar o departamento responsável caso necessário. Dependendo do porte da organização, pode ser recomendável a contratação dos serviços de uma consultoria.
Monte um time
Para fazer o levantamento dos dados, será essencial contar com pessoas do seu time que lidam com dados diariamente. Times como o Jurídico, TI, comercial, RH, marketing, vendas, financeiro, terão conhecimentos fundamentais sobre processos e sistemas utilizados que irão ajudar no diagnóstico da sua empresa.
Feito isto, está na hora de definir os agentes de tratamento de dados. Eles serão responsáveis por fazer o contato com os clientes, público interno e com a agência reguladora, a Autoridade Nacional da Prevenção de Dados - ANPD.
A implementação deste time, irá depender do estágio de desenvolvimento da empresa. Pode ser necessário contratar pessoal para fazer essas funções, adequar os colaboradores atuais ou contar com empresas terceiras que são especializadas em proteção de dados.
Prepare um plano de ação
Com a ajuda do seu time ou parceiros, monte um plano de implementação indicando alterações, maneiras de implementar o novo processo, calendário de ações e quem será o responsável.
Assim que o plano de ação for implementado, é essencial monitorar sua organização para garantir que o resultado seja mantido ao longo do tempo.
Monitorando o plano de ação, novas adequações serão necessárias até que o processo esteja limpo e funcionando corretamente.
Escolha ferramenta e parceiros estratégicos
Como gerenciar toda essa mudança de processos em uma empresa? Este trabalho pode ser feito com a criação de um sistema interno, ou com o uso de uma plataforma terceira que realiza exclusivamente o gerenciamento de dados. Há também ferramentas específicas para cada um dos pilares que compõem a nova lei.
A LGPDY, por exemplo, é focada no pilar de consentimento do usuário. Através de um popup no site, informamos ao cliente sobre os cookies utilizados e as informações que são coletadas, dando a opção ao cliente de aceitar ou recusar o compartilhamento dos dados.
Você pode fazer o escaneamento dos cookies utilizados no seu site e saber se corresponde com a lei e ainda testar grátis por 30 dias.
Seja transparente com seu cliente
Não se esqueça que o objetivo por trás desta mudança é aumentar a segurança e transparência das empresas com a sociedade. Dessa forma, seu cliente poderá questionar a situação dos seus dados e até mesmo solicitar a exclusão de tudo.
Facilite os canais de comunicação com o público e mantenha um diálogo aberto e claro com seu cliente.
Uma relação de transparência será boa para ambos os lados.
A adequação da empresa à LGPD é um trabalho intenso e complexo, mas que vale a pena para que não tenha problemas com a legislação e nem coloque em risco, informações dos clientes.
Talvez, um sistema de gerenciamento de privacidade de dados possa ser um grande aliado neste processo e ainda te ajudar a agir em conformidade com a lei. Entre em contato com nosso time e conheça nossa solução.
E se você quer aprender mais sobre o assunto, talvez goste de saber sobre nosso eBook "Um guia sobre a LGPD" ou se preferir, temos um curso de introdução ao tema, para fazer a inscrição é só clicar aqui!
