Como empresa que trata a diario con datos de usuarios, es fundamental estar al día con la nueva normativa de la LGPD. Al fin y al cabo, garantizar a los clientes la seguridad de sus datos es primordial.
No es una tarea fácil reestructurar los procesos de una empresa, pero las empresas que desean operar conforme a la ley cuando entre en vigorLGPD, necesita trabajar en un proyecto de cumplimiento para estructurar el tratamiento de los datos recogidos de acuerdo con las nuevas normas de privacidad y libertad.
Por lo tanto, a continuación se presentan algunos pasos para que su empresa cumpla con la ley y evite problemas como la fuga de datos, las sanciones y la desconfianza de los usuarios en su marca. Compruébelo a continuación.
Hacer un diagnóstico
Para poner en marcha un nuevo proceso es necesario conocer el camino que sigue actualmente la información de las personas en su organización y la vida útil de estos datos, desde su recogida hasta su almacenamiento y uso.
Hay que averiguar dónde están esos datos, qué sistemas los almacenan o qué documentos o formularios se guardan. Aproveche la oportunidad para revisar lo que debe conservar.
Una herramienta de mapeo de datos, puede diseñar cuestionarios con el fin de obtener un "curriculum vitae" de su operación. Algunas preguntas clave del cuestionario son
- ¿Cuántos datos se manejan?
- Qué tipo de datos se manejan
- ¿Quién es el responsable de los datos?
- ¿Por qué se recogieron los datos?
- ¿Cuál es la razón legal para seguir tratando los datos?
- ¿Cuánto tiempo permanecerán los datos en la base de datos de la empresa?
La localización de estos datos facilita la revisión de la información de acuerdo con la LGPD y la activación del departamento responsable en caso necesario. Dependiendo del tamaño de la organización, puede ser aconsejable contratar los servicios de una consultora.
Crear un equipo
Para realizar la recopilación de datos, será esencial contar con personas de su equipo que se ocupen de los datos a diario. Equipos como el jurídico, el informático, el comercial, el de RRHH, el de marketing, el de ventas, el financiero, tendrán conocimientos fundamentales sobre los procesos y sistemas utilizados que ayudarán en el diagnóstico de su empresa.
Una vez hecho esto, es el momento de definir los agentes de tratamiento de datos. Serán responsables de establecer contacto con los clientes, el público interno y con la agencia reguladora, la Autoridad Nacional de Prevención de Datos - ANPD.
La implementación de este equipo dependerá de la etapa de desarrollo de la empresa. Puede ser necesario contratar personal para realizar estas funciones, adaptar a los empleados actuales o recurrir a terceras empresas especializadas en la protección de datos.
Preparar un plan de acción
Con la ayuda de su equipo o de sus socios, elabore un plan de implantación en el que se indiquen los cambios, las formas de aplicar el nuevo proceso, el calendario de acciones y quién será el responsable.
Una vez puesto en marcha el plan de acción, es esencial hacer un seguimiento de su organización para garantizar que el resultado se mantenga en el tiempo.
Mediante el seguimiento del plan de acción, será necesario realizar nuevos ajustes hasta que el proceso esté limpio y funcione correctamente.
Elegir la herramienta y los socios estratégicos
¿Cómo gestionar todo este cambio de procesos en una empresa? Este trabajo puede realizarse con la creación de un sistema interno, o con el uso de una plataforma de terceros que realice exclusivamente la gestión de datos. También hay herramientas específicas para cada uno de los pilares que componen la nueva ley.
La LGPDY, por ejemplo, se centra en el pilar del consentimiento del usuario. A través de una ventana emergente en el sitio web, informamos al cliente sobre las cookies utilizadas y la información que se recoge, dándole la opción de aceptar o rechazar el intercambio de datos.
Puede escanear las cookies utilizadas en su sitio web y averiguar si cumplen con la ley y también 30 días de prueba gratuita.
Sea transparente con su cliente
No hay que olvidar que el objetivo de este cambio es aumentar la seguridad y la transparencia de las empresas con la sociedad. De este modo, su cliente podrá cuestionar el estado de sus datos e incluso solicitar la eliminación de todo.
Facilite los canales de comunicación con el público y mantenga un diálogo abierto y claro con su cliente.
Una relación transparente será buena para ambas partes.
La adaptación de la empresa a la LGPD es un trabajo intenso y complejo, pero merece la pena para no tener problemas con la legislación y no poner en riesgo, la información de los clientes.
Quizá un sistema de gestión de la privacidad de los datos pueda ser un gran aliado en este proceso y ayudarle a actuar conforme a la ley. Contacte con nuestro equipo y conozca nuestra solución.
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