El trabajo a distancia es una tendencia cada vez más popular entre las empresas con políticas más flexibles y profesionales, especialmente entre las generaciones Y y Z. Este año varias empresas se han sumado al trabajo a distancia debido al escenario de la pandemia que trajo la necesidad de adaptar el liderazgo del equipo al escenario remoto.
El liderazgo a distancia es una habilidad que muchos líderes necesitaban adquirir mientras tanto para seguir coordinando y motivando a las personas de su equipo. Pero, ¿cómo gestionar el equipo a distancia?
Aquí, en Codeby, el home office forma parte de la cultura de la empresa, por lo que la adaptación fue rápida y sin grandes ajustes. Compartiré con ustedes lo que contribuyó a que nuestro equipo se mantuviera motivado y trabajando juntos sin perder la calidad y la excelencia que tanto valoramos en nuestros servicios.
Comprender la importancia de la comunicación
Cuando hablamos de comunicación, lo que nos viene a la mente es el simple acto de informar, enviar un correo electrónico o una llamada para ponerse al día sobre lo que se está haciendo. Cuando hablamos de trabajo a distancia, no cabe duda de que estos informes son importantes, pero la comunicación debe ir mucho más allá. Es importante guiar a las personas a través de los resultados, por lo que compartir con el equipo los objetivos del periodo debe formar parte de la comunicación.
Es necesario adaptar la comunicación y entender lo que funciona mejor para cada equipo. Algunas zonas tienen una mayor necesidad de comunicación, ya que se sienten abandonadas si no es frecuente. Otras áreas pueden sentir que están siendo microgestionadas y acaban desmotivadas. Es necesario adaptarse según las necesidades y preferencias de cada área, generalizar el estilo de comunicación puede no ser una buena manera de mantener a la gente motivada.
En Codeby cada área tiene su propia forma de mantener la comunicación. Algunos prefieren tener videollamadas diarias y estar constantemente conectados con el equipo, otros tienen reuniones periódicas para los informes del equipo y la dirección según los objetivos establecidos. Cada una de estas formas de comunicación hace que las personas trabajen en equipo y se sientan parte de él aunque estén lejos.
Además, hemos adaptado nuestros paneles de resultados para que estén en línea, donde se presentan a todos los miembros de la empresa, los resultados alcanzados, las nuevas metas y todo esto es presentado por representantes de las áreas. Este tipo de comunicación involucra a áreas que normalmente no son cercanas y hace que el equipo tenga una visión del objetivo de la empresa, ya que muchas veces cada empleado tiende a prestar atención a los objetivos del área.
Utilizar herramientas para mantener el equipo alineado
Las herramientas de comunicación y gestión son importantes para la gestión del equipo, es una forma de crear lazos de comunicación y documentación de los proyectos que se están desarrollando en la empresa.
Aquí utilizamos Slack como herramienta de comunicación, donde creamos canales para cada una de las áreas y un canal general para la comunicación interna. También utilizamos Google Meeting para las videollamadas con el equipo y las comunicaciones que requieren un contacto más directo.
Para la gestión de tareas y proyectos, es importante elegir herramientas que respondan a las necesidades del área. Herramientas como Monday, Avaza, Notion y Pipefy para la gestión de proyectos pueden ser utilizadas por varias áreas de una empresa. Lo interesante es que todos ellos permiten tener una visión completa de las actualizaciones, lo que se está haciendo, lo que hay que hacer, si hay algún retraso o problema. La gestión es mucho más fácil con estas herramientas.
Establecer una relación de confianza
La confianza es fundamental en cualquier relación, y el trabajo a distancia no es diferente. Muchas personas que no están acostumbradas a la dinámica del home office pueden preguntarse si el empleado está trabajando o no.
Por eso es importante fomentar los propósitos, las motivaciones y la competencia de las personas del equipo. Mostrar lo que se espera de ella, cuál es el papel importante de esta persona dentro de la empresa.
En caso de que su equipo nunca haya trabajado a distancia, hay formas sencillas de generar confianza. Por ejemplo, delegar públicamente las tareas en las reuniones de informes con el equipo; establecer plazos de entrega; utilizar herramientas de gestión del tiempo como Clockfy.
La confianza está estrechamente ligada a la comunicación que tengas con tu equipo, si mantienes a las personas comprometidas con el propósito de la empresa, y conscientes de su importante papel para el éxito, tu equipo estará unido incluso con el trabajo a distancia.
