La gestión de una empresa requiere conocimientos en varias áreas, como la administración, el marketing, los costes, la logística y la rama de actividad empresarial, lo que dificulta mucho el trabajo del directivo. Cuando la empresa empieza a operar en mercados off y online, la dificultad no hace más que aumentar.
Para hacer frente a las nuevas atribuciones, es fundamental que la organización utilice las herramientas tecnológicas disponibles, como las que permiten la integración de la tienda virtual con la tienda física. ¿Le interesa? Descubra, a continuación, cómo hacerlo.
¿Por qué integrar la tienda virtual con la tienda física?
Desde el momento en que una empresa empieza a actuar en los mercados off y online, es como si se abriera una nueva sucursal. Al igual que la tienda física, la virtual exige una gestión seria, para no quemar la imagen de toda la marca. Por lo tanto, es necesario cuidar los aspectos financieros, comerciales y de stock de ambas unidades.
Si el administrador tendrá que realizar la misma actividad para ambas tiendas, evidentemente el trabajo será más organizado y práctico con la integración del espacio virtual con el físico. Y, al hacerlo, tendrá varios beneficios. Conozca los principales:
Gestión centralizada
Nada justifica que se realice la misma tarea dos veces (una para la tienda virtual y otra para la física). Por lo tanto, debe controlar las cuentas por pagar y por cobrar, el flujo de caja, el contacto con proveedores o clientes y la administración de los empleados, entre otras actividades de gestión, en el mismo sistema.
Así, el gestor dispondrá de información más precisa y en el momento necesario para tomar decisiones acertadas.
Procesos automatizados
Mediante el uso de herramientas informáticas, el gestor saca los procesos del papel y los pasa al ordenador. Las ventajas son la seguridad y la disponibilidad de la información, ya que la mayoría de las soluciones disponibles cuentan con almacenamiento en la nube.
Por lo tanto, todo es seguro en caso de averías y accidentes. Además, el acceso a los datos puede producirse desde cualquier lugar que disponga de Internet.
Otra ventaja es la casi nula probabilidad de errores como los que se producen en los procesos manuales. La información es más fiable.
Existencias controladas
Una de las mayores dificultades para gestionar una empresa que opera en el mercado offline y online es controlar las existencias. Si no se utiliza ninguna herramienta para integrar la tienda virtual con la física, puede darse la embarazosa situación de que se venda la misma mercancía en el mostrador y en Internet.
En este caso, ¿qué hacer? Uno de los clientes estará insatisfecho y será complicado evitarlo. Cuando las tiendas están integradas, al vender un artículo por cualquier medio, el producto se toma automáticamente del stock disponible para todos los canales de venta.
Aumento de la productividad
Al concentrar las actividades administrativas en la misma herramienta, habrá disponibilidad de tiempo y mano de obra para otros trabajos, aumentando la productividad de la empresa. Con una gran parte de las tareas automatizadas, el enfoque se desplaza hacia el aumento de la facturación empresarial.
Economía de recursos
Al centralizar varios procesos en una sola herramienta, la empresa empieza a ahorrar dinero. Esto ocurre de varias maneras. Vea algunos ejemplos:
- ahorro con las licencias de varios programas, ya que sólo se necesitará un programa;
- menor gasto en papelería, como papel, carpetas y tinta de impresora, porque la mayor parte de la información se guardará en el sistema;
- menos personas para realizar las mismas tareas, debido a la automatización de varios procesos;
- menos necesidad de espacio para los archivos de documentos, porque se guardarán en la nube.
¿Cuáles son las principales formas de hacerlo?
Ahora que ha entendido los beneficios que se consiguen al integrar la tienda virtual con la tienda física, descubra, a continuación, las herramientas disponibles para realizar esta operación de forma eficiente.
Plataforma de la tienda electrónica
Algunas empresas especializadas en ofrecer plataformas para la creación de tiendas virtuales suelen ofrecer la posibilidad de introducir también la información de la tienda física en sus sistemas. Esto acaba siendo interesante para la empresa de la plataforma, porque dicho negocio se sostiene cuando los establecimientos virtuales alcanzan el éxito.
Por ello, nada más natural que ofrecer herramientas capaces de facilitar el trabajo del administrador y hacerlo más intuitivo.
ERP
Esta suele ser la solución más rentable. Las siglas ERP significan Planificación de Recursos Empresariales. La ventaja de esta herramienta es que fue creada específicamente para recopilar información empresarial virtual y física, permitiendo una gestión más asertiva y menos laboriosa.
A través del sistema ERP se controla el stock en todos los canales de venta, se registran los clientes y se filtra su información. Además, se facilita la emisión de facturas y recibos electrónicos y se organiza el flujo de caja, con la administración de los ingresos, los gastos y las cuentas por pagar o por cobrar.
Otro punto importante de esta solución es la parte fiscal. Cuando se reciben las mercancías para su venta, las facturas de compra se introducen en el sistema. Cuando se realizan las ventas, la aplicación también emite las facturas de salida. Con esto, la información sobre los ingresos, los gastos y los impuestos se recoge y se envía automáticamente a Sefaz.
Lo interesante es que, a pesar de ser una herramienta muy completa, el sistema ERP no exige grandes inversiones. Esto explica su atractiva relación coste/beneficio.
Contratación de programadores
Si la empresa está en un nivel de desarrollo más avanzado, necesitará soluciones personalizadas para integrar los establecimientos virtuales y físicos. Es lo que ocurre con los grandes actores y las cadenas de franquicias: hay varias sucursales, cada una con sus particularidades, y una sola tienda virtual que representa a toda la marca.
Para integrar esta cantidad de información, probablemente será necesario desarrollar una solución específica para el caso. En esta situación, es natural que haya un equipo de programadores dedicado a desarrollar esta herramienta.
¿Ha entendido lo importante que es integrar la tienda virtual con la tienda física? Los beneficios son numerosos y, aun así, no hay grandes dificultades para promover esta integración, ¿coincide? ¿Qué te parece? Deje un comentario a continuación y comparta su opinión con nosotros.